Employee Self Services (ESS): WebClient und Workflow erleichtern Administration

Mit der weiterentwickelten Form des WebClients auf Basis der IF-6020 zeigt Interflex, wie das Intra- und Internet durch Workflow-Anwendungen für höhere Effizienz in Unternehmen sorgt. Eine konkrete Anwendung des Workflow-Systems besteht darin, Anträge, Fehlzeiten und Korrekturen zu erstellen, die über ein Mail-System automatisch weitergeleitet und an der zuständigen Stelle administriert werden. Dies bildet die Basis eines umfassenden Employee Self Services, also der Möglichkeit für Mitarbeiter, sich selbst zu administrieren. Für Unternehmen reduziert sich dadurch der Verwaltungsaufwand um bis zu 90 Prozent. Mit dem vorhandenen WebClient lassen sich zudem Interflex-Anwendungen zur Personaleinsatzplanung, zum Sicherheitsleitstand (IF-8000-Monitoring) und zur Besucherverwaltung via Internet nutzen. Die mehrsprachigen Workflow-Funktionalitäten lassen sich in das Zeitmanagement und die Oberflächen von Lotus-Notes sowie MS-Outlook integrieren und sind voll revisionsfähig.

Papierlos genehmigt

Durch die Workflow-Anwendung werden beispielsweise Urlaubsanträge direkt an den Genehmiger per Mail weitergeleitet. Ohne dass Zwischenstationen einzelner Sachbearbeiter den Prozess verzögern. Durch ein kurzes Quittieren kann so der Antrag ohne großen Aufwand von Formularen und Botengängen akzeptiert oder abgelehnt werden. Mit dem Antrag werden alle relevanten Daten zur Genehmigung übermittelt, wie beispielsweise Stand der Urlaubstage oder Schichtplanung für den Mitarbeiter. Durch die Quittierung erhält der Antragsteller nahezu in Echtzeit per Mail die Bestätigung oder Absage. So reduziert sich der Zeitaufwand für diesen alltäglichen Administrationsvorgang um rund 90 Prozent.

Weitere WebClient Funktionen

Der WebClient ermöglicht auch den Zugriff des jeweils berechtigten Mitarbeiters auf den Korrekturmodus für sein Zeitkonto über einen herkömmlichen Web-Browser. Gearbeitet wird ausschließlich mit XML, dies macht zusätzliche Software überflüssig. Mit so genannten Servlets lassen sich schnell und einfach Bildschirmdarstellungen ändern. Damit kann der Nutzer bequem von zu Hause aus notwendige oder versäumte Änderungen vornehmen. Gerade für die wachsende Zahl der mobil Arbeitenden ein entscheidender Vorteil. Zudem hat der Nutzer über Intra- oder Internet die Möglichkeit, aktuelle Journale, die seine bisher erbrachten Ist-Zeiten über einen definierten Zeitraum im Vergleich zu den Sollzeiten darstellen, abzurufen. Korrekturen bei Fehlern kann man auch hier direkt in der an MS Windows angepassten PC-Oberfläche bearbeiten.